Excel - Xử lý lỗi ngày tháng trong Excel

Bạn gặp vấn đề ngày tháng, thời gian không hiển thị đúng trong Excel mà không biết xử lý? Mình xin chia sẻ bạn cách xử lý vấn đề khi bị lỗi ngày tháng.

Bạn gặp vấn đề lỗi ngày tháng với Excel. Bạn đã thiết lập định dạng ngày tháng là dd/mm/yy trong format của cell đó. Tuy nhiên nếu nhập liệu là 01/12/2013 thì nó chuyển về đúng dạng là 01/12/2013, nhưng nếu nhập liệu một ngày >12 (ví dụ 20/1/2013) thì nó lại không chuyển về đúng định dạng theo yêu cầu của bạn.

Nguyên nhân là do ngày tháng trên hệ thống trên Windows của bạn đang thiết lập là mm/dd/yyyy (mặc định cho những người dùng Anh - Mỹ) vì vậy mà Excel đã sử dụng định dạng này cho dữ liệu bạn mới nhập dù rằng bạn đã thiết lập lại custom format của cell.

CÁCH KHẮC PHỤC:

Bước 1: Bạn thiết lập lại định dạng ngày tháng cho toàn hệ thống bằng cách Start  ->Settings ->Control Panel -> chọnRegional Settings và tiến hành thiết lập như hình bên dưới.

- Cửa sổ Regional and Language Options hiện ra, trong tab Regional Options lựa chọn phân vùng (thông thường lựa chọn English (Canada), English (United States), ...)

- Click vào Customize... để thiết lập riêng cho phân vùng vừa lựa chọn.

- Cửa sổ Customize Regional Options xuất hiện, chọn tab Date. Thiết lập định dạng ngày tháng trong mục Short date format

+ yyyy-mm-dd: Năm-tháng-ngày (Ví dụ: 2014-10-25)

+ dd-mm-yyyy: Ngày-tháng-năm (22-10-2014)

+ dd/mm/yyyy: Ngày/tháng/năm (23/12/2014)

+ d/m/yy: Ví dụ: 2/6/99 ( Nghĩa là ngày 2 tháng 6 năm 1999)

+...

Bước 2: Tùy chỉnh định dạng ngày tháng trong Excel

- Bạn chọn một hoặc nhiều ô cần chỉnh lại định dạng ngày tháng trong Excel và nhấn chuột phải, sau đó chọn Format Cells...

- Hộp thoại Format Cells hiện ra, trong tab Number chọn Date (định dạng ngày tháng) và chọn kiểu định dạng ngày tháng trong mục Type phù hợp với mục đích sử dụng của mình:

- Nhấn OK

Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách khắc phục, sửa lỗi sai ngày tháng khi chèn vào bảng tính Excel, lỗi này có thể do hệ thống giờ trên máy tính của bạn sai và nhiều nguyên nhân khác gây ra, giải quyết được vấn đề này giúp bạn học tập trên Excel hiệu quả hơn.

Group chia sẻ kiến thức Excel và VBA 

Addin đọc số thành chữ trong Excel 

Addin Atools chia sẻ file Excel qua mạng làm việc nhóm hiệu quả 

Trích nguồn bài viết: http://thuthuat.taimienphi.vn/excel-xu-ly-loi-ngay-thang-trong-excel-125n.aspx

Read More

Hàm ngày tháng và thời gian trong excel 2010

Một số lưu ý khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel: 
Excel hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh. Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900. Macitosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904. Tài liệu này được diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows. 
Hệ thống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thiết lập trong Regional Options của Control Panel. Mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy). Bạn có thể sửa lại thành hệ thống ngày của VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy). 
Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi. 
=NOW() Cho hiện ngày giờ của hệ thống
=TODAY() Cho ngày của hệ thống
=DAY(D) Cho giá trị ngày của D (Trả về thứ tự của ngày trong tháng từ một giá trị kiểu ngày tháng)
=MONTH(D) Cho giá trị tháng của D
=YEAR(D) Cho giá trị năm của D
=DAYS360(BTNT1, BTNT2) Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày. 
=EDATE Trả về mốc thời gian xảy ra trước hoặc sau mốc chỉ định 
=EOMONTH Trả về ngày cuối cùng của tháng xảy ra trước hoặc sau mốc chỉ định 
Hàm HOUR()
Cho biết số chỉ giờ trong một giá trị thời gian
Cú pháp: = HOUR(serial_number)
serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian
Ví dụ: HOUR(0.5) = 12 (giờ)
Hàm MINUTE()
Cho biết số chỉ phút trong một giá trị thời gian
Cú pháp: = MINUTE(serial_number)
serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian
Ví dụ: Bây giờ là 10:20 PM, MINUTE(NOW()) = 20 (phút)
=MONTH Trả về số tháng của một giá trị kiểu ngày tháng. 
=NETWORKDAYS Trả về số ngày làm việc trong mốc thời gian đưa ra sau khi trừ đi ngày nghĩ và ngày lễ. 
=NOW Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống của bạn. 
Hàm SECOND()
Cho biết số chỉ giây trong một giá trị thời gian
Cú pháp: = SECOND(serial_number)
serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian
Ví dụ: SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây)
Hàm TIME()
Trả về một giá trị thời gian nào đó
Cú pháp: = TIME(hour, minute, second)
hour: Số chỉ giờ, là một con số từ 0 đến 23. Nếu lớn hơn 23, Excel sẽ tự trừ đi một bội số của 24.
minute: Số chỉ phút, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số giờ lên tương ứng.
second: Số chỉ giây, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số phút, số giờ lên tương ứng.
Ví dụ:
TIME(14, 45, 30) = 2:45:30 PM
TIME(14, 65, 30) = 3:05:30 PM
TIME(25, 85, 75) = 2:26:15 AM
* Cũng như DATE(), hàm TIME() rất hữu dụng khi hour, minute, second là những công thức mà không phải là một con số, nó sẽ giúp chúng ta tính toán chính xác hơn
Hàm TIMEVALUE()
Chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng thời gian thành một giá trị thời gian để có thể tính toán được
Cú pháp: = TIMEVALUE(time_text)
time_text: Chuỗi văn bản cần chuyển đổi
Ví dụ:
TIMEVALUE("26:15") = 0.09375 (= 2:15:00 AM)
=WEEKDAY Trả về số thứ tự của ngày trong tuần từ giá trị ngày tháng. 
=WEEKNUM Trả về số thứ tự của tuần trong năm từ giá trị ngày tháng. 
=WORKDAY Trả về ngày làm việc xảy ra trước hoặc sau mốc thời gian đưa ra. 
Trong công việc hằng ngày, chắc hẳn chúng ta hay nghĩ đến chuyện việc làm này của mình mất hết mấy phần trăm của một năm, ví dụ, một ngày ngủ hết 6 tiếng, là 1/4 ngày, vậy một năm chúng ta ngủ hết 25% (hic) thời gian...
Hoặc một nhân viên của công ty xin nghỉ việc vào tháng 5, lương tính theo năm, vậy công ty phải trả cho người đó bao nhiêu phần trăm lương khi cho nghỉ việc?
Excel có một hàm để tính tỷ lệ của một khoảng thời gian trong một năm, và cho phép tính theo nhiều kiểu (năm 365 ngày, hay năm 360 ngày, tính theo kiểu Mỹ hay theo kiểu châu Âu...):
Hàm YEARFRAC()
(Dịch từ chữ Year: năm, và Frac = Fraction: tỷ lệ)
Cú pháp: = YEARFRAC(start_date, end_date [, basis])
start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng dưới dạng text.
basis: Một con số, quy định kiểu tính:
* 0 : (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Bắc Mỹ, một năm có 360 ngày chia cho 12 tháng, một tháng có 30 ngày.
* 1 : Tính toán theo số ngày thực tế của năm và số ngày thực tế của từng tháng
* 2 : Tính toán theo một năm có 360 ngày, nhưng số ngày là số ngày thực tế của từng tháng
* 3 : Tính toán theo một năm có 365 ngày, và số ngày là số ngày thực tế của từng tháng
* 4 : Tính toán theo kiểu Châu Âu,mỗi tháng có 30 ngày (nếu start_date hoặc end_date mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày 30 của tháng đó)
Ví dụ: Tính tỷ lệ giữa ngày 15/3/2010 và ngày 30/7/2010 so với 1 năm:
YEARFRAC("15/3/2010", "30/7/2010") = 37%
Tính số ngày chênh lệch theo kiểu một năm có 360 ngày
Hiện nay, vẫn còn một số hệ thống kế toán dùng kiểu tính thời gian là một tháng coi như có 30 ngày và một năm coi như có 360 ngày!
Gặp trường hợp này, việc tính toán thời gian sẽ không đơn giản, vì thực tế thì số ngày trong mỗi tháng đâu có giống nhau.
Có lẽ vì nghĩ đến chuyện đó, nên Excel có một hàm dành riêng cho các hệ thống kế toán dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày, đó là hàm DAYS360.
Hàm DAYS360()
Cú pháp: = DAYS360(start_date, end_date [, method])
start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng dưới dạng text.
method: Một giá trị logic (TRUE, FALSE) để chỉ cách tính toán, theo kiểu châu Âu hay theo kiểu Mỹ.
* FALSE: (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Mỹ: Nếu start_date là ngày 31 của tháng, thì nó được đổi thành ngày 30 của tháng đó. Nếu end_date là ngày 31 của tháng và start_date nhỏ hơn 30, thì end_date được đổi thành ngày 1 của tháng kế tiếp.
* TRUE: Tính toán theo kiểu châu Âu: Hễ start_date hoặc end_date mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày 30 của tháng đó.
Ví dụ: So sánh số ngày chênh lệch giữa 01/01/2008 và 31/5/2008 theo kiểu một năm có 360 ngày và theo kiểu thường (dùng hàm DATEDIF)
DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008") = 150
DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008", TRUE) = 149
DATEDIF("01/01/2008", "31/5/2008", "d") = 151
Tính số ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian
Bình thường, nếu lấy ngày tháng trừ ngày tháng, kết quả sẽ bao gồm luôn những ngày lễ, ngày nghỉ, v.v... Còn nếu tính số ngày làm việc trong một khoảng thời gian, thì phải trừ bớt đi những ngày không làm việc.
Trong Excel có một hàm chuyên để tính toán những ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian mà không bao gồm các ngày thứ Bảy, Chủ Nhật và những ngày nghỉ khác được chỉ định: Hàm NETWORKDAYS (đúng nguyên nghĩa của nó: net workdays).
Dĩ nhiên hàm này chỉ thích hợp với những cơ quan làm việc 5 ngày một tuần, chứ như chúng ta, làm tuốt, có khi là 365 ngày một năm (hic) thì hàm này vô tác dụng!
Hàm NETWORKDAYS()
Cú pháp: = NETWORKDAYS(start_date, end_date [, holidays])
start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng dưới dạng text.
holidays: Danh sách những ngày nghỉ ngoài những ngày thứ Bảy và Chủ Nhật. Danh sách này có thể là một vùng đã được đặt tên. Nếu nhập trực tiếp thì phải bỏ trong cặp dấu móc {}.
Ví dụ: Công thức tính số ngày làm việc giữa ngày 1/12/2010 và ngày 10/1/2011, trong đó có nghỉ ngày Noel (25/12) và ngày Tết Tây (1/1):
= NETWORKDAYS("01/12/2010", "10/01/2011", {"12/25/2007", "1/1/2011"})
Hàm DATEDIF()
Có lẽ cách dễ nhất khi muốn tính toán ngày tháng năm là dùng hàm DATEDIF().
Cú pháp: = DATEDIF(start_day, end_day, unit)
start_day: Ngày đầu
end_day: Ngày cuối (phải lớn hơn ngày đầu)
unit: Chọn loại kết quả trả về (khi dùng trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc kép)
y : số năm chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối
m : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối
d : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối
md : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số tháng
ym : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số ngày
yd : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm
Ví dụ:
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "y") = 100 (năm)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "m") = 1211 (tháng)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "d") = 36889 (ngày)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "md") = 30 (= ngày 31 - ngày 1)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "ym") = 11 (= tháng 12 - tháng 1)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "yd") = 365 (= ngày 31/12 - ngày 1/1)
*Tính tuổi (2):
Ở bài trước, tôi đã đưa ra một cái công thức để tính tuổi dài thoòng như vầy:
= YEAR(NOW() - YEAR(Birthdate) - (DATE(YEAR(NOW()), MONTH(Birthdate), DAY(Birthdate)) > TODAY())
Đó là khi chưa biết đến hàm DATEDIF().
Bây giờ, với DATEDIF(), công thức trên chỉ ngắn như vầy thôi, mà ra kết quả vẫn chính xác:
= DATEDIF(Birthdate, TODAY(), "y")
Ví dụ, hôm nay là ngày 09/01/2007:
* Với ngày sinh là 05/01/1969 (đã tổ chức sinh nhật rồi), DATEDIF("05/01/1969", TODAY(), "y") = 39
* Nhưng với ngày sinh là 11/1/1969 (chưa tổ chức sinh nhật), DATEDIF("11/01/1969", TODAY(), "y") = 38
*Tìm một giờ, phút, giây nào đó tính từ lúc này
Như tôi đã nói ở trên, hàm TIME() sẽ tự động điều chỉnh kết quả của một giá trị thời gian khi những thông số trong hàm không hợp lý (giờ > 24, phút và giây > 60). Và do đó, khi cần tính toán hoặc tìm một giá trị thời gian nào đó kể từ lúc này (hoặc bất kỳ lúc nào), người ta thường sử dụng hàm TIME().
Ví dụ, công thức sau đây sẽ cho ra kết quả là thời gian vào 12 tiếng nữa kể từ lúc này:
= TIME(HOUR(NOW()) + 12, MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))
Không giống như hàm DATE(), bạn không thể đơn giản cộng thêm giờ, phút, hay giây trong hàm TIME(). Ví dụ công thức sau đây chỉ làm mỗi chuyện là tăng thêm 1 ngày vào ngày tháng năm và thời gian hiện tại:
= NOW() + 1
Nếu bạn muốn cộng thêm giờ, phút, hay giây vào một giá trị thời gian, bạn phải tính thời gian cộng thêm đó theo một tỷ lệ của một ngày. Ví dụ, bởi vì một ngày thì có 24 giờ, nên một giờ được tính như là 1/24. Cũng vậy, bởi vì một giờ thì có 60 phút, nên một phút sẽ được tính như là 1/24/60 (của một ngày). Và cuối cùng, bởi vì có 60 giây trong một phút, nên 1 giây trong một ngày sẽ được tính bằng 1/24/60/60.
*Tính tổng thời gian
Khi tính tổng thời gian, bạn nên phân biết hai trường hợp sau đây:
* Cộng thêm giờ, phút, giây: Ví dụ, bây giờ là 8 giờ, cộng thêm 2 tiếng nữa, là 10 giờ... Hoặc bây giờ là 23 giờ, cộng thêm 3 tiếng nữa là 2 giờ sáng (chớ không phải 26 giờ)... Nếu cộng kiểu này thì bạn cứ cộng bình thường, dùng hàm TIME() và nếu cần thì theo bảng hướng dẫn ở trên.
* Cộng tổng thời gian làm việc: Mỗi ngày tôi làm việc 18 tiếng, vậy hai ngày tôi làm mấy tiếng? là 36 tiếng. Nhưng nếu bạn dùng format bình thường dạng thời gian thì Excel nó sẽ tự quy ra (36-24) = 12:00... Để được kết quả là 36:00, bạn phải định dạng thời gian cho ô theo kiểu:
[h]:mm:ss (giờ nằm trong một cặp dấu ngoặc vuông)
Lấy lại định dạng ngày tháng
Đôi khi, bạn nhận được một cái database mà không hiểu vì một lý do gì đó, cell chứa ngày tháng năm nó như sau: 20070823,
nghĩa là nó được định dạng theo kiểu YYYYMMDD.
Trường hợp này, không thể dùng Format Cell của Excel để định dạng lại, mà bạn phải dùng đến hàm DATE(year, month, day)
và các hàm xử lý text, ví dụ hàm LEFT(), MID() và RIGHT() để lấy các trị số ngày, tháng, năm cho hàm DATE():
Tôi giả sử con số 20070823 này đang nằm ở cell A1, thì công thức LEFT(A1, 4) sẽ cho ta trị số của năm, MID(A1, 3, 2) sẽ cho trị số của tháng
và RIGHT(A1, 2) sẽ cho trị số của ngày.
Giả sử trong Control Panel của bạn định dạng ngày tháng năm theo kiểu dd/mm/yyyy, và cell nhận kết quả của bạn đã được định dạng theo kiểu ngày tháng năm,
bạn dùng hàm DATE(year, month, day) với 3 tham số là 3 công thức vừa làm ở trên, ta sẽ có:
=DATE(LEFT(A1, 4), MID(A1, 5, 2), RIGHT(A1, 2))→ 23/8/2007

Ứng dụng hay dành cho bạn làm về Excel:

Group chia sẻ kiến thức Excel và VBA  

Addin đọc số thành chữ trong Excel 

Addin Atools chia sẻ file Excel qua mạng làm việc nhóm hiệu quả 

Trích nguồn bài viết: http://esvn.vn/tin-tuc/san-pham-cong-nghe/ham-ngay-thang-va-thoi-gian-trong-excel-2010-1184.html

Read More

5 PHƯƠNG PHÁP HIỆU QUẢ GIÚP BẠN HỌC GIỎI EXCEL

Đầu tiên đề học được excel và làm được bài tập về excel thì việc đầu tiên bạn lên làm là phải đọc và hiểu được excel là gì? Mỗi khi làm gì hoặc học gì chúng ta đều phải quan tâm đến vấn đề đó là gì nó như thế nào? Vậy excel là gì? Excel là một phần mềm nhỏ của Microsoft office xử lý bản tính trên môi trường windows và dùng để tính toán các số liệu nhiều không thể nhập hết dựa vào các hàm toán học để tính toán một cách nhanh chóng và đơn giản. Vậy làm thế nào bạn có thể học tốt excel bài hôm nay mình xin đưa ra một số phương pháp học excel theo mình thấy và mình đã sử dụng và rất thấy hiệu quả.

Phương pháp học excel hiệu quả

Phương pháp 1: Rèn luyện tính kiên trì

Kiên trì không chỉ riêng mỗi khi học excel mà ở các công việc khác cũng vậy. Việc đầu tiên để học tốt excel bạn luôn phải rèn luyện tính kiên trì khi giải quyết bài toán. Excel không đơn giản chỉ là vận dụng cho một hàm mà nó còn kết hợp rất rất nhiều hàm thì mới ra được một hàm và cho ra một kết quả chính xác nhất. Nếu bạn làm bài mà chưa ra mình khuyên bạn phải nhẫn lại đừng hỏi ai mà hãy tự tìm và khắc phục:

Kiên trì

Một làm giúp bạn tự hiểu sâu bài toán và hiểu hàm đúng cách. Hai là bạn nhớ lâu bài toán.

Phương pháp 2: Học thuộc công thức hàm

Hàm trong excel làm một trong vấn đề rất là quan trọng. Mình đưa ra giả thiết nếu trong công việc bạn mới nhận vào làm và được giao một nhiệm vụ nào đó họ cho bạn dùng các dụng cụ hay phần mềm hỗ trợ và giao cho bạn hoàn thành công việc sớm nhất. Bạn mới vào thì mình tin trắc bạn cũng chưa giải quyết được vấn đề đó sớm nhất. Excel cũng vậy việc đầu tiên mình khuyên là các bạn hãy cố tìm tìm hiểu và hiểu sâu hiểu đúng các hàm trong excel.

Học thuộc hàm

Học thuộc hàm thì bạn nên học gì? Trước tiên bạn học cho mình cú pháp của hàm. Sau đó bạn học chức năng của hàm, hàm đó được sử dụng khi nào đã lắm chắc là bạn có thể giải quyết bài toán.

Phương pháp 3: Làm nhiều bài toán về excel

Làm bài tập excel cũng là vấn đề quan trọng nó giúp bạn nhớ lại các công thức đã học giúp bạn thích nghi nhiều dạng bài toán trong excel. Chỉ có làm bài tập bạn mới được vào thực hành thực tiễn thì bạn mới có thể làm được. Vì thế mỗi ngày mình khuyên bạn nên làm 5 bài excel.

Lựa chọn bài tập thế nào ? Đầu tiên bạn tìm cho mình những bạn dễ nhất chỉ là để vận dụng và học thuộc hàm mà thôi. Sau đó đã làm chắc bạn làm các bài tập khó kết hợp mới nhiều hàm khác.

Phương pháp 4: Biết phân tích bài toán

2 trường hợp nêu sau đây mình khẳng định rằng 90% các bạn đã qua học excel mắc và gặp phải:

- Một là: Bạn học thuộc hàm rất chi tiết nhưng không biết vận dụng vào bài toán.

- Hai là: Hiểu bài toán nhưng không thuộc hàm

Vậy tại sao mình đưa phương pháp học thuộc hàm trong excel là yếu tố quan trọng hàng đầu mỗi khi học excel. Để phân tích bài toán tốt bạn nên đọc kỹ và chú ý đến các từ chốt trong bài toán.

Từ chốt trong bài toán là gì? Nó là những từ đưa ra con đường cho bạn giải quyết bài toán nhanh. Như trong bài có từ và, hoặc, tham chiếu, nếu thì… tương ứng là AND, OR, Vlookup, Hlookup, If….

Phương pháp 5: Biết bắt lỗi khi sai

Lỗi là một vấn đề rất quan trọng bạn phải học thuộc những lỗi cơ bản mỗi khi sử dụng excel. Nếu bạn gặp phải lỗi mà bạn không hiểu đó là lỗi gì thì bạn sẽ không bao giờ khắc phục được mình ví dụ như các lỗi sau: #NA, ###, #NUM!…… Vậy cuối cùng để học excel tốt bạn hãy học thuộc các lỗi excel nhé để khắc phục được nhan nhất.

Lỗi trong excel

Phương pháp học excel chỉ có vậy thôi. Nếu bạn nào học đúng và hiểu đúng 5 phương pháp học excel trên mình tin rằng bạn có thể giải quyết nhanh tất cả các bài toán liên quan đến excel

Chúc các bạn thành công

Group chia sẻ kiến thức Excel và VBA  

Addin đọc số thành chữ trong Excel

Addin Atools chia sẻ file  Excel qua mạng làm việc nhóm hiệu quả 

Trích nguồn bài viết: http://cuuhotinhoc.com/5-phuong-phap-hoc-excel-hieu-qua-nhat/

Read More

Tham chiếu trong Excel (2)

Kiểu tham chiếu 3-D

Khi chúng ta muốn phân tích dữ liệu có vùng địa chỉ giống nhau ở nhiều worksheet trong cùng workbook thì khi đó cần đến kiểu tham chiếu 3-D. Tham chiếu 3-D có dạng như ví dụ sau =SUM(Sheet2:Sheet6!A1), nghĩa là tính tổng các ô A1 nằm trong nhiều sheet (từ Sheet2 đến Sheet6).

• Tham chiếu 3-D có thể dùng để tham chiếu đến các ô nằm trên các sheet khác, (có thể đặt tên (Name) cho tham chiếu 3-D), sau đó có thể dùng các hàm sau để tính toán: SUM, AVERAGE, AVERAGEA, COUNT, COUNTA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCT, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA, VAR, VARA, VARP, và VARPA.
• Tham chiếu 3-D không thể dùng trong công thức mảng (công thức kết thúc bằng lệnh Ctrl+Shift+Enter).
• Tham chiếu 3-D không thể dùng các toán tử số học (+,-,*,/,^, &) , toán tử so sánh (= > < >= <= <>, toán tử logic (and, or, not …).

Tham chiếu 3-D sẽ thay đổi như thế nào khi thực hiện các lệnh move, copy, insert, hay delete 

Các ví dụ sau minh hoạ sự thay đổi của tham chiếu 3-D khi bạn thực hiện các lệnh move, copy, insert, hay delete trong worksheet. Ví dụ ta có công thức =SUM(Sheet2:Sheet4!A1:B5) để tính tổng các ô A1:B5 từ worksheet 2 đến worksheet 4. Kết quả ô A2 là 60

Insert hay copy Khi chèn hay sao chép các sheet nằm từ Sheet2 (sheet đầu - endpoint) đến Sheet4 (sheet cuối – endpoint), Excel sẽ bao gồm luôn tất cả giá trị của các ô A1:B5 trên sheet mới thêm vào kết quả tính toán. 

Ví dụ: Chèn Sheet7 vào sau Sheet2 với các giá trị trong vùng A1:B5 như hình sau:

Kết quả ô A2 trong Sheet TongHop =SUM(Sheet2:Sheet4!A1:B5) → 70

Delete Khi xoá các sheet từ Sheet2 đến Sheet4, Excel sẽ xoá các giá trị thuộc sheet bị xoá khỏi kết quả tính toán.

Ví dụ: Xoá Sheet7 khỏi Workbook, khi đó kết quả tại ô A2 trong Sheet TongHop 
=SUM(Sheet2:Sheet4!A1:B5) → 60

Move Khi di chuyển các sheet từ Sheet2 đến Sheet6 đến một vị trí nằm ngoài vùng tham chiếu sheet, Excel sẽ loại bỏ các giá trị nằm trên sheet di chuyển khỏi kết quả tính toán.

Ví dụ: Di chuyển Sheet3 ra nằm sau Sheet4, khi đó các giá trị vùng A1:B5 trong Sheet3 bị loại khỏi kết quả tính toán. Khi đó kết quả tại ô A2 trong Sheet TongHop =SUM(Sheet2:Sheet4!A1:B5) → 40

Move một Sheet đầu cuối Khi di chuyển Sheet2 hoặc Sheet6 đến vị trí khác trong cùng workbook, Excel sẽ tự hiệu chỉnh kết quả tính toán cho phù hợp với vùng tham chiếu sheet.

Ví dụ: Di chuyển Sheet4 ra nằm sau Sheet5, khi đó giá trị vùng A1:B5 trong Sheet5 sẽ bao gồm trong kết quả tính toán. Ô A2 trong Sheet TongHop =SUM(Sheet2:Sheet4!A1:B5) → 100

Ví dụ: Di chuyển Sheet2 ra nằm sau Sheet4. Khi đó, công thức trong ô A2 trong Sheet TongHop biến đổi thành =SUM(Sheet3:Sheet4!A1:B5) → 50

Ví dụ: Di chuyển Sheet4 ra nằm trước Sheet2. Khi đó, công thức trong ô A2 trong Sheet TongHop biến đổi thành =SUM(Sheet2:Sheet3!A1:B5) → 30

Delete một Sheet đầu cuối Khi xoá Sheet2 hoặc Sheet6, Excel sẽ tự hiệu chỉnh kết quả tính theo cho phù hợp với vùng tham chiếu sheet mới.

Ví dụ: Xoá sheet cuối trong tham chiếu 3D Sheet4. Khi đó, công thức trong ô A2 trong Sheet TongHop biến đổi thành =SUM(Sheet2:Sheet3!A1:B5) → 30

Tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu hỗn hợp
Tham chiếu tương đối (Relative references)

• Tham chiếu tương đối trong công thức (ví dụ như A1) dựa vào vị trí tương đối của địa chỉ ô chứa công thức và địa chỉ của ô tham chiếu đến. Khi vị trí của ô chứa công thức thay đổi thì địa chỉ ô tham chiếu đến cũng thay đổi tương ứng.
• Khi ta chép công thức sang các dòng hay cột khác, thì địa chỉ tham chiếu cũng tự động thay đổi tương ứng.
• Excel mặc định công thức nhập vào dùng tham chiếu tương đối.

Ví dụ: Khi ta chép công thức tại ô B2 chứa tham chiếu tương đối đến ô A1 (=A1) xuống ô B3 thì khi đó công thức trong ô B3 tự động thay đổi tham chiếu đến ô A2 (=A2).

Tham chiếu tuyệt đối (Absolute references) 

• Một ô có công thức tham chiếu tuyệt đối đến một ô nào đó (ví dụ $A$1) khi đó dù cho ô chứa công thức bị di chuyển hay sao chép đến nơi khác thì công thức vẫn luôn luôn tham chiếu đến ô đó (A1).
• Excel mặc định công thức nhập vào dùng tham chiếu tương đối, do vậy ta cần chuyển sang tham chiếu tuyệt đối khi cần thiết (bằng cách đặt dấu $ trước các tiêu đề dòng và cột muốn cố định – phím tắt là F4).

Ví dụ: Nếu ta chép một công thức (tại ô B2 xuốn ô B3) có tham chiếu tuyệt đối đến ô =$A$1 thì công thức trong ô B3 vẫn là =$A$1.

Tham chiếu hỗn hộp (Mixed references) 

• Tham chiếu hỗn hợp là dạng tham chiếu kết hợp 2 loại tham chiếu tương đối và tuyệt đối, trong tham chiếu hỗn hợp chỉ có cột hoặc dòng được cố định (tuyệt đối).
• Tham chiếu cố định cột có dạng như $A1, $B1, ... và tham chiếu cố định dòng có dạng A$1, B$1, …. Khi vị trí của ô chứa công thức thay đổi thì phần địa chỉ tương đối (trong tham chiếu hỗn hợp) sẽ thay đổi theo còn phần địa chỉ tuyệt đối (trong tham chiếu hỗn hợp) sẽ không thay đổi.

Ví dụ: Khi ta chép công thức có chứa tham chiếu hỗn hợp (=A$1) trong ô B2 sang ô C3 thì công thức trong ô C3 thay đổi thành =B$1 (Địa chỉ tham chiếu trong công thức thay đổi 1 đơn vị từ cột A → B do không cố định cột, nhưng hàng 1 vẫn giữ nguyên do hàng đã bị cố định è công thức trong C3 là B$1).

Ví dụ: Tính cột “Thành tiền” bằng cách lấy cột “Số lượng” nhân với cột “Giá” và thống kê doanh số bán cho mỗi khách hàng theo tháng.

Tại ô E2 ta nhập vào công thức =C2*D2 với địa chỉ các ô tham chiếu là tương đối vì ta muốn khi sao chép công thức từ ô E2 xuống các ô dưới thì địa chỉ các ô tham chiếu sẽ thay đổi theo. 

• Công thức trong ô E3 sẽ là =C3*D3
• Công thức trong ô E4 sẽ là =C4*D4
• …
• Công thức trong ô E21 sẽ là =C21*D21

Công thức trong ô B27 là =SUMIFS($E$2:$E$21,$A$2:$A$21,$A27,$B$2:$B$21,B$26 ), công thức này sau đó được sao chép qua các ô bên phải và các ô bên dưới nó.

• Ta cần cố định tuyệt đối các vùng Thành tiền ($E$2:$E$21), vùng ra điều kiện Tháng ($A$2:$A$21), vùng ra điều kiện Khách hàng ($B$2:$B$21) vì ta muốn công thức luôn tha, chiếu đến các vùng này khi sao chép sang các ô khác.
• Ta chỉ cần cố định cột ô điều kiện Tháng ($A1) do ta muốn tham chiếu dòng thay đổi khi sao chép công thức xuống các ô bên dưới nhưng tham chiếu cột không đổi khi ta sao chép công thức sáng các ô bên phải.
• Ta chỉ cần cố định dòng ô điều kiện Khách hàng (B$26) do ta muốn tham chiếu dòng không thay đổi khi sao chép công thức xuống các ô bên dưới nhưng tham chiếu cột thay đổi khi ta sao chép công thức sáng các ô bên phải.

Nguồn từ : http://www.giaiphapexcel.com/forum/content.php?214-Tham-chi%E1%BA%BFu-trong-Excel-%282%29

Mời bạn đón đọc phần 3.

Read More

Tham chiếu trong Excel (1)

Kiểu tham chiếu A1

Excel mặc định sử dụng kiểu tham chiếu A1, nghĩa là các cột được đặt tên theo các mẫu chữ cái (A đến Z và các tổ hợp chữ cái). Trong Excel 2003- các cột được đặt tên từ A đến IV (256 cột) và các dòng được đánh số từ 1 đến 65,536, còn trong Excel 2007+ thì các cột được đặt tên từ A đến XFD (16,384 cột) và cách dòng được đánh số từ 1 đến 1,048,576. Các ký tự và các con số này gọi là các tiêu đề cột và dòng (row and column headings). Để tham chiếu đến một ô, ta chỉ cần nhập vào ký tự đại diện cho cột và số thứ tự của dòng. Ví dụ tham khảo đến ô C4 thì ô này có ký tự cột là C và số dòng là 4.






Tham khảo đến worksheet khác: Xét ví dụ sau, hàm AVERAGE tính toán bình quân các giá trị thuộc vùng B1:B10 trên Worksheet Marketing trong cùng Workbook.



Ghi chú: Tên worksheet và dấu chấm than (!) được đặt trước vùng địa chỉ tham chiếu.

• Tham chiếu đến địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì có dạng:

Tên_sheet!Địa_chỉ_ô

Ví dụ:
=A2*Sheet2!A2
=A2*’Thong so’!B4
Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’

• Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng:

[Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô

Ví dụ:
=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4
=A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’
=A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook đó không mở
=A2*’\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tham chiếu đến tập tin Excel chia sẽ trên máy chủ trong mạng nội bộ.

Tham chiếu vòng

Trong một số trường hợp nhập công thức, bạn nhận được hộp thoại thông báo tham chiếu vòng (Circular Reference) vì trong công thức có sử dụng giá trị trong ô mà bạn đang nhập công thức. 

Ví dụ: Tại ô A3 bạn nhập vào công thức =A1+A2+A3





Nếu các phép tính của bạn yêu cầu phải tham chiếu vòng thì bạn cần phải bật tính năng cho phép tính lặp lên. Cách thực hiện:

• Excel 2003: Vào Tools → Options… → Calculation → chọn Iteration

• Excel 2007: Nhấn vào nút Office → Excel Options → Formulas → Calculation options → chọn Enable iterative calculation.

• Excel 2013: Vào File → Options → Formulas → Calculation options → chọn Enable iterative calculation.

• Maximun Iterations: Số lần tính lặp tối đa cho công thức mà Excel sẽ thực hiện.
• Maximun Change: Sự lệch đổi tối đa cho phép của kết quả công thức của các lần tính. Đặt số càng nhỏ thì kết quả càng chính xác nhưng Excel cần nhiều thời gian để tính hơn.

Ví dụ: Ô A1 chứa số 1, ô A2 chứa số 2, ô A3 nhập vào công thức =A1+A2+A3 và với thiết lập cho phép tính lặp 3 lần như trên thì kết quả ô A3 lần đầu tiên sau khi nhập công thức là 9. Nếu nhấn F9 thì kết quả sẽ là 18,…



Kết quả lần đầu trả về sau khi nhập công thức.

Nguồn từ : http://www.giaiphapexcel.com/forum/content.php?212-Tham-chi%E1%BA%BFu-trong-Excel-%281%29

Còn tiếp..

Read More