Chúng ta cần hiểu được các dạng dữ liệu trong tự nhiên, phương pháp nhập các dạng dữ liệu cho đúng. Đây là kỹ thuật quan trọng để không gặp phải các lỗi dữ liệu cũng như quá trình phân tích và xử lý dữ liệu, đặc biệt có ý nghĩa đối với bảng cơ sở dữ liệu (CSDL).
1 KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL
Trong công việc, dữ liệu nhập có thể là thời gian, ngày tháng, chuỗi văn bản, số, tiền... Việc định dạng chuẩn mực đúng quy định kiểu dữ liệu sẽ giúp chúng ta xử lý dữ liệu chuẩn xác, hạn chế những sai sót trong quá trình tính toán, xử lý dữ liệu (Hình 1). Ví dụ như trong trường hợp lọc (Filter) dữ liệu ngày sinh trong 6 tháng
đầu của năm 1984 trong một CSDL, nếu dữ liệu nhập không đúng quy định, dẫn tới kết quả sai! Dưới đây là những kiểu dữ liệu hay gặp.
 |
| Hình 1: Lọc tháng trong năm từ cơ sở dữ liệu trong Excel |
- Dữ liệu kiểu Number: là tổ hợp của số từ 0-9 và có thể có một ký tự phần thập phân, ngầm định là “.” (ở Việt Nam là “,”), ký tự thập phân có thể bị thay đổi do thiết lập trong Control Panel để phù hợp cho quy định của mỗi quốc gia. Vào Control Panel->Region and Language (hình 2). Dữ liệu kiểu Currency: được sử dụng với các giá trị tiền tệ chung. Ví dụ như $25,000.00.
- Dữ liệu kiểu Accounting: được sử dụng với định dạng tiền tệ theo đặc thù kế toán mỗi Quốc gia hoặc tùy biến. Ví dụ như VND 25,000.00.
- Dữ liệu kiểu Date: Thể hiện dữ liệu theo ngày-tháng-năm bằng số hoặc chữ. Theo mặc định cài đặt của Window, định dạng Date thứ tự từ tháng-ngày-năm (md-y). Chúng ta có thể xem thông tin về thiết lập và thay đổi trong Region and Language (hình 2). Như vậy, thiết lập Date không giống như ở quy định theo Việt Nam và chúng ta có thể thiết lập lại khi chọn Vietnamess (hình 3). Tuy nhiên, việc thiết lập này chỉ có ý nghĩa đối với máy tính đó.
 |
| Hình 2: Thiết lập hệ thống mặc định ngày giờ trong Window 7 |
- Dữ liệu kiểu Text: hiển thị giá trị nhập là một chuỗi, gồm chữ số, hay cả biểu tượng. Ví dụ như “Mác bê tông là 250#”.
2 KỸ THUẬT SOẠN THẢO BẢNG TÍNH
Khi nhập dữ liệu vào một ô, trường hợp Excel nhận dạng được sẽ tự động chuyển sang kiểu dữ liệu đã thiết lập sẵn trong Excel, nếu không thì mặc định ở dạng General. Đây là định dạng chung chung (mặc định). Nếu dữ liệu là chuỗi thì tự động được canh bên trái ô, nếu là số thì tự động canh bên phải ô. Khi giá trị nhập là số quá lớn hoặc quá nhỏ thì số có dạng số mũ (scientific). Nếu ô bên phải có dữ liệu thì
chỉ có một phần chuỗi vừa đúng độ rộng của cột được hiển thị. Để thấy toàn bộ dữ liệu trong ô, cần phải điều chỉnh lại độ rộng cột bằng cách giữ và kéo chuột trên biên bên phải của tiêu đề cột sang phải, hoặc bấm đúp để tự động điều chỉnh độ rộng cột dựa vào chuỗi dài nhất chứa trong các ô trên cột.
Để biết dữ liệu trong ô ở dạng gì thì chọn tab Home → group Number → chọn nút mũi tên chỉ xuống (hoặc bấm Ctr+1). Cửa sổ Fomat Cells thể hiện các định dạng dữ liệu trong ô tại tab Number (hình 4). Chúng ta có thể thay đổi thành các định dạng được thiết lập sẵn như sau:
 |
| Hình 3: Các kiểu dữ liệu trong Excel |
2.1 Soạn thảo giá trị là ngày tháng năm (Date)
Trong trường hợp thiết lập mặc định, dữ liệu Date mặc định tháng-ngày-năm (md-y). Như vậy kiểu thiết lập này khác với quy định ở Việt Nam và chúng ta phải thay đổi cho phù hợp bằng cách chọn Date và sau đó chọn Custom. Có thể tùy biến định dạng Date trong Type như sau:
- dd/mm/yyyy: thể hiện ngày-tháng-năm đầy đủ (ví dụ như 03/01/2012).
- mm/yy: thể hiện tháng-năm (ví dụ như 02/12).
- d/m/yy: thể hiện ngày-tháng-năm rút gọn (ví dụ như 6/3/2012).
 |
| Hình 4: Thiết lập định dạng ngày-tháng-năm trong Excel |
Ghi chú: Số lượng ký tự d, m hay y thể hiện độ dài hiển thị của định dạng. Ví dụnếu định dạng “yy” thì hiển thị “12”, nếu là “yyyy” thì định dạng “2012”.
2.2. Soạn thảo giá trị là số (Number)
Number là tổ hợp của số, không được có khoảng trống, chữ và các ký tự không phải là số. Vị trí số mặc nhiên nằm bên phải ô và có dạng số tự nhiên. Định dạng này quy định sự hiển thị số giá trị sau dấu thập phân khi thiết lập trong Decimal places (hình 6). Nếu dữ liệu thừa thì không hiển thị, tuy nhiên vẫn hiển thị đầy đủ trong hộp công thức và trong tính toán. Nếu dữ liệu thiếu thì bổ sung thêm số 0 cho đủ. Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng dấu phẩy để ngăn cách đơn vị hàng nghìn khi đánh dấu “Use 1000 Separator (,)”. Chúng ta có thể sử dụng hàm ISNUMBER xem giá trị tại ô đó có phải là Number hay không?
 |
| Hình 5: Thiết lập định dạng Number trong Excel |
Vị trí chữ số (còn gọi là chuỗi) mặc định nằm bên trái ô, cách nhập liệu giống như Word (hình 6). Theo mặc định thông thường, khi dữ liệu điều đầy ô thì tự động tràn sang phải nếu ô bên cạnh trống (ô B3), nếu không thì bị ô bên cạnh che mất (ôB4). Các cách thiết lập định dạng chữ trong ô như sau:
- Tự động xuống dòng thành nhiều dòng trong ô: Trong cửa sổ “Format Cells”, chọn tab Alignment và bấm “Wrap text”. Khi đó chữ trong ô tự động xuống dòng để vừa khít bề rộng ô. Trong trường hợp muốn xuống dòng tùy ý, bấm Alt + Enter.
- Thụt chữ lề trái: Để thụt chữ lề trái trong ô, khai giá trị trong Indent.
- Mặc định giá trị nhập là chuỗi: Để mặc định giá trị nhập là chuỗi, nhập dấu ’ trước nội dung cần nhập.
- Tạo chữ nghiêng: Để tạo chữ nghiêng, chúng ta chọn trực tiếp trong Orientation hoặc khai báo trực tiếp bằng độ. Sử dụng hàm ISTEXT xem giá trị tại ô đó có phải là Text hay không?
 |
| Hình 6: Thiết lập định dạng chữ trong ô |
Khi làm việc trong Excel, chúng ta hay gặp những dữ liệu nhập mang tính chu kỳ như ngày trong tuần, tháng trong năm, danh sách thiết bị, hạng mục dây chuyền...Vậy làm cách nào chúng ta có thể tự động tạo danh sách chỉ cần kéo chuột? Chức năng “Custom Lists” sẽ giúp chúng ta thực hiện công việc này.
- Bước 1: Bấm nút Office và chọn Excel Options. Cửa sổ Excel Options hiện ra, trong tab Popular chọn “Edit Custom Lists...”.
- Bước 2: Cửa sổ Custom Lists hiện ra, bấm “NEW LIST” và khai báo các phần tử trong “List entries”. Khi nhập từng phần tử xong, bấm Enter để kết thúc và chuyển sang phần tử khác (hình 7).
- Bước 3: Chuyển sang bảng tính và khai báo một phần tử nào đó trong danh sách. Sau đó kéo chuột lên (xuống) ta sẽ thu được danh sách theo ý muốn (hình 7).
 |
| Hình 7: Thiết lập dữ liệu tự động |
- Cách 1: Bấm phải chuột và chọn menu “Paste Special”.
- Cách 2: Chọn “Paste Special...” trong Paste (hình 8). Cửa sổ “Paste Special” hiện ra với các thông số như hình 8.
 |
| Hình 8: Sao chép dữ liệu đặc biệt bằng “Paste Special” |
Trong cửa sổ “Paste Special”, chúng ta có các lựa chọn như sau:
Nếu thường xuyên sử dụng “Paste Special” với những tùy chọn “Paste Formulas”, “Paste Value”, “Paste No Border”, “Paste Transpore” và “Paste Link”, bạn chỉ cần chọn trong danh sách thả xuống của điều khiển Paste trong tab Home (hình 8). Excel 2007 đã mặc định sẵn những lệnh này trên Ribbon.
Nguồn trích từ tác giả Nguyễn Duy Tuân, website : http://bluesofts.net/
0 nhận xét:
Đăng nhận xét